۵
اشتباه رایج در استفاده از سیستم‌های حضور و غیاب و راه‌های جلوگیری از آن‌

در دنیای امروز، استفاده از دستگاه‌ های حضور و غیاب به یکی از ابزار های ضروری برای مدیریت منابع انسانی در شرکت‌ ها تبدیل شده است. این سیستم ‌ها علاوه بر نظم‌ دهی به حضور کارکنان، به بهبود بهره ‌وری، کاهش خطاهای انسانی و تسهیل امور اداری کمک می‌کنند. اما نکته‌ای که بسیاری از مدیران و کاربران به آن توجه نمی‌کنند، نحوه‌ی استفاده‌ی صحیح از این دستگاه‌ هاست. اشتباهات رایج در پیاده‌ سازی یا استفاده‌ی نادرست از سیستم‌های حضور و غیاب می‌تواند نه تنها کارایی آن‌ها را کاهش دهد، بلکه مشکلات اداری و حتی حقوقی ایجاد کند.

در این مقاله به بررسی ۵ اشتباه رایج در استفاده از سیستم ‌های حضور و غیاب می ‌پردازیم و راهکارهایی برای پیشگیری از آن‌ها ارائه می‌دهیم.

۱. انتخاب نادرست نوع دستگاه بر اساس نیاز سازمان

یکی از بزرگترین اشتباهاتی که بسیاری از سازمان‌ ها مرتکب می‌شوند، خرید دستگاه بدون در نظر گرفتن نیازهای واقعی مجموعه است. برای مثال، یک شرکت بزرگ با تعداد زیاد کارکنان ممکن است از دستگاه‌ های کارتی استفاده کند، در حالی که دستگاه ‌های بیومتریک (اثر انگشت یا تشخیص چهره) برای امنیت و دقت بیشتر مناسب ‌تر هستند.

چطور از این اشتباه جلوگیری کنیم؟

• قبل از خرید، نیازسنجی دقیقی انجام دهید.
• تعداد پرسنل، نحوه‌ی ورود و خروج، موقعیت فیزیکی شرکت و سطح امنیت مورد نیاز را در نظر بگیرید.
• با مشاوران فروش دستگاه مشورت کنید تا دستگاه متناسب با سازمانتان را انتخاب کنید.

۲. عدم آموزش کارکنان و کاربران

حتی بهترین سیستم‌های حضور و غیاب نیز بدون آموزش درست کاربران می‌توانند باعث ایجاد خطا و نارضایتی شوند. بسیاری از مشکلات در ورود و خروج، خطاهای ثبت یا فراموشی استفاده از دستگاه، ناشی از نا آگاهی کاربران است.

راهکار چیست؟

• پس از نصب دستگاه، یک جلسه آموزشی برای کارکنان برگزار کنید.
• نحوه استفاده درست از دستگاه (نحوه قرار دادن انگشت، فاصله با دوربین، استفاده از کارت و…) را آموزش دهید.
• در صورت تعویض یا به‌ روزرسانی سیستم، آموزش مجدد را در نظر بگیرید.

۳. عدم یکپارچه
‌سازی با سیستم حقوق و دستمزد

یکی از مهمترین مزایای سیستم‌های حضور و غیاب، امکان اتصال آن‌ها به نرم ‌افزارهای حسابداری و حقوق و دستمزد است. اما بسیاری از شرکت‌ ها صرفاً از دستگاه برای ثبت حضور استفاده می‌کنند و فرآیندها را به‌ صورت دستی محاسبه می‌کنند که این موضوع باعث افزایش خطا و صرف زمان زیاد می‌شود.

چه باید کرد؟

• از سیستم‌هایی استفاده کنید که قابلیت اتصال به نرم ‌افزارهای منابع انسانی و مالی را دارند.
• از نرم‌ افزارهایی استفاده کنید که گزارش‌ های قابل تحلیل و قابل اعتماد ارائه می‌دهند.
• تیم حسابداری یا منابع انسانی را با استفاده از این ابزارها آشنا کنید.

۴. بی‌توجهی به نگهداری و پشتیبانی دستگاه

برخی از مدیران بعد از خرید دستگاه، تصور می‌کنند که دیگر نیازی به رسیدگی نیست. اما مانند هر ابزار دیجیتال دیگر، سیستم‌های حضور و غیاب نیز نیاز به نگهداری، به‌ روزرسانی نرم ‌افزاری و پشتیبانی دارند.

چطور از مشکلات فنی پیشگیری کنیم؟

• از فروشندگانی خرید کنید که پشتیبانی فنی مناسب ارائه دهند.
• دستگاه ‌ها را به‌ صورت دوره‌ای بررسی و تمیز کنید (به ‌ویژه در دستگاه ‌های اثر انگشتی یا تشخیص چهره).
• نرم ‌افزار سیستم را در صورت لزوم به ‌روزرسانی کنید.

۵. نادیده گرفتن جنبه‌های امنیتی و حریم خصوصی

ثبت اطلاعات بیومتریک مانند اثر انگشت یا چهره، مستلزم رعایت اصول امنیتی و حفظ حریم خصوصی کارکنان است. عدم توجه به این موضوع می‌تواند منجر به بی ‌اعتمادی کارکنان یا حتی مشکلات قانونی شود.

چه اقداماتی باید انجام شود؟

• اطلاعات کارکنان را به ‌صورت رمزگذاری شده نگهداری کنید.
• در صورت نیاز، سیاست‌ های حفظ حریم خصوصی شرکت را به ‌روزرسانی و شفاف‌ سازی کنید.
• از کارکنان رضایت ‌نامه رسمی برای استفاده از اطلاعات بیومتریک دریافت کنید.

جمع ‌بندی

دستگاه‌ های حضور و غیاب ابزاری مؤثر و کاربردی برای مدیریت بهتر کارکنان هستند، اما استفاده نادرست از آن‌ها می‌تواند باعث بروز مشکلات زیادی شود. با شناخت این ۵ اشتباه رایج و پیشگیری آگاهانه از آن‌ها، می‌توان بهره ‌وری این سیستم‌ ها را به حداکثر رساند و محیط کاری منظم تر و حرفه‌ای ‌تری ایجاد کرد. جهت دریافت مشاوره و کسب اطلاعات بیشتر با کارشناسان ما با شماره 02632284101 تماس حاصل نمایید یا در پیام رسان واتس اپ به شماره 09123632494 پیغام ارسال کنید.